Verslag OCMW raad 14 december 2017

-Audit Vlaanderen voerde in de periode van april 2017 – juli 2017 een audit uit bij OCMW Hamme en evalueerde de adequaatheid van het systeem van interne controle /organisatiebeheersing  en gebruikte hierbij de Leidraad Organisatiebeheersing voor lokale besturen als kader. Deze  audit maakt geen evaluatie van  de volledige werking van het OCMW Hamme, maar gaat enkel na of de nodige instrumenten en randvoorwaarden aanwezig zijn om van een beheerste organisatie  te kunnen  spreken. Er waren interviews  met de secretaris, de financieel beheerder, de medewerkers van het OCMW  en de voorzitter van de raad. Er werd ook informatie  ingewonnen over de interne controle en organisatiebeheersing  door analyse van de door de organisatie aangereikte documentatie. Ten allen tijde werd een enorm goede medewerking ervaren. Audit Vlaanderen werkt ook volledig onafhankelijk.

Globale samenvatting: De interne organisatiebeheersing van het OCMW Hamme is te beperkt uitgebouwd en boekt te weinig vooruitgang. De principes van plannen en opvolgen  zijn onvoldoende ingebed in de dagelijkse werking hoewel de implementatie van de BBC  oorspronkelijk wel degelijk werd aangevat. OCMW Hamme bevindt zich op een kantelpunt inzake de organisatie van de interne werking en dienstverlening (verhuis naar nieuw administratief centrum). Bovendien zijn er ook nog ‘ korte termijn ‘risico’s (onvoldoende zicht op het budget zowel op uitgaven als inkomsten, rollen en verantwoordelijkheden i.h.k.v. overheidsopdrachten zijn onvoldoende duidelijk).

Sterke punten zijn het gestructureerd facilitair beheer (voorraadbeheer, badgesysteem etc.), het personeelswelzijn en het vormingsplan WZC dat aansluit bij het kwaliteitsplan.

Het management erkent de vaststellingen en wil vol goede moed met de aanbevelingen van de auditoren aan de slag.

-De goedkeuring van het Decreet Lokaal Bestuur over de integratie van het OCMW in het gemeentebestuur en de sterk wijzigende evoluties in het zorglandschap maken het wenselijk dat de raad zich beraadt over een eventuele verzelfstandiging van de zorgvoorzieningen van het OCMW  (WZC Meulenbroek, assistentiewoningen, kinderopvang, poetsdienst) Belangrijk is de motivering, in welke mate zal verzelfstandiging leiden tot meer efficiëntie? Ook de doelstellingen in hoever men wil gaan en in welke mate men de financiële middelen wil  blijven voorzien zijn cruciaal. Verzelfstandiging gaat ook gepaard met een responsabilisering van de voorzieningen op vlak van uitgaven en ontvangsten, wat een invloed kan hebben op de loon- en arbeidsvoorwaarden van de werknemers en op de kostprijs voor de gebruikers. Financiële voordelen zijn er zeker in de eerste jaren van een verzelfstandigde exploitatie niet te verwachten. De raad keurt de voorstellen unaniem goed en zal, met externe begeleiding, onderzoeken welke zorginstellingen nog deel kunnen uitmaken van de Zorgvereniging.

-De oprichting van een “Welzijnsvereniging” vraagt, zeker gelet op de korte tijdspanne waarbinnen de oprichtingsbeslissingen moeten worden genomen, om de financieel- economische- en juridische aspecten ervan door een extern bureau met uitgebreide ervaring te laten begeleiden. De raad beslist unaniem dit toe te vertrouwen aan BDO-GD&A. Zij kunnen deze opdracht realiseren tegen einde maart 2018. De raming van de kostprijs werd bezorgd op basis van een regietarief per uur dienstverlening.

-Voor de verbouwing van de ziekenhuisvleugel tot KDV kwamen drie offertes binnen: Claessens NV Zwaarveld Hamme kwam naar voor als meest economisch voordeligst. Dit tegen de prijs van 11.175,0 euro voor perceel 1 en 12.388,0 euro voor perceel 2, uitvoering overeenkomstig met de lastenvoorwaarden in het bestek.

-De meerjarenplan aanpassing nummer 6 (2014-2022) en Budget 2018 werden dit jaar opgesteld door Filip (opvolger van de financieel beheerder bij pensionering). Na uitvoerig documenteren werd er gestemd. De N-VA raadsleden hebben zich hierbij onthouden (continuering van hun stemgedrag).

-Voor de financiering van de investeringsuitgaven nieuwbouw kinderdagverblijf en assistentiewoningen door middel van kredieten met technisch-financiële projectbegeleiding, werden vier partijen aangeschreven: Belfius, ING, KBC en Triodos. Enkel Belfius en KBC dienden een offerte in. Beide offertes zijn in sterke mate gelijklopend, uitgezonderd de financieringskost waarbij Belfius in zijn SMART-variant beduidend beter scoort. De gunning wordt dan ook unaniem aan de “Belfius Smart-formule toegekend.

-Aanpassing huishoudelijk reglement en schriftelijke overeenkomst KDV Zonnebloem. Naar aanleiding van een inspectiebezoek in het KDV en de controle van de documenten die aan de ouders worden voorgelegd (opname overeenkomst en huishoudelijk reglement) werden een aantal aanpassingen in de documenten doorgevoerd. Het betreft hier de wenmomenten (3 blijven gratis indien meer gewenst betalen), de mededeling van AXA Belgium als verzekeringsmaatschappij van het KDV, verbeterde opzeggingsmodaliteiten in beide richtingen en tenslotte de vraag voor meer reservekledij mee te brengen en hun zeker geen juwelen te laten dragen.

-Voor de aankoop van de maaltijdcheques kan geen beroep meer gedaan worden op het Stadsbestuur van Dendermonde. Via de aankoopcentrale van Farys kan dit nog wel. OCMW Hamme zelf is niet aangesloten bij Farys maar kan wel via het gemeentebestuur beroep doen op deze aankoopcentrale. De raad van het OCMW machtigt unaniem het Gemeentebestuur tot het instappen in de raamovereenkomst van Farys voor het leveren van maaltijdcheques met ingang van 1 januari 2018. Na facturatie aan het Gemeentebestuur zal het verder verrekend worden aan het OCMW.

Voor verslag,

Chris De Smedt